Fehlende Gemeinderatsprotokolle erzürnen Aktive Bürger

Schlamperei im Rathaus? Nach einem Bericht im „Schwarzwälder Boten“ fehlten eine ganze Reihe von Sitzungsprotokollen  in den Akten und im elektronischen Ratsinformationssystem. Oberbürgermeisterin Dorothee Eisenlohr hat dies in einer Stellungnahme zugegeben. Sie spricht „von einigen wenigen Protokollen aus den Jahren 2023 und 2024“.

Schramberg.  Aufgekommen war das Problem, weil drei Mitglieder der Aktiven Bürger nach ihrem Antrag zur Abschaffung der unechten Teilortswahl gesucht haben. Diesen Antrag hatten sie im Juni 2024 gestellt. Er fand sich aber nicht in den Sitzungsprotokollen. Bei der Durchsicht der Unterlagen sei es der Verwaltung nicht gelungen, „mindestens 13 Ergebnisprotokolle/Niederschriften“ im Internet zu finden, zitiert der SB die drei Aktiven Bürger.

Ergebnisprotokolle müssen veröffentlicht werden, Niederschriften nicht

Nach Paragraf 38 der Gemeindeordnung ist die Verwaltung verpflichtet, spätestens nach einem Monat die Ergebnis-Protokolle „zur Kenntnis des Gemeinderats“ zu bringen. Sie müssen von zwei Gemeinderatsmitgliedern und dem Protokollanten unterschrieben werden.

In früheren Jahren hat es an der Pünktlichkeit bei den Ergebnis-Protokollen und Niederschriften oft gehapert. Unter Thomas Herzog als OB lief es dann deutlich besser, und es kam zu keinen größeren Verzögerungen mehr.

Das Protokollführen bei manchmal sehr langen Sitzungen ist für die Rathausbeschäftigten ein anspruchsvoller und zeitaufwändiger Job, der neben der sonstigen Arbeit erledigt werden muss.

RP prüft

Das Fehlen der Protokolle hat zu einer Eingabe der Aktiven Bürger beim Regierungspräsidium geführt. Dieser Eingabe gehe das RP im Rahmen seiner Dienstaufsicht nach und bitte die Stadt Schramberg um eine Stellungnahme, schreibt die Sprecherin des RP auf eine Presseanfrage.

Sie weist aber auch darauf hin, dass lediglich die Beschlüsse aus Ratssitzungen im Wortlaut innerhalb von einer Woche im Ratsinformationssystem veröffentlicht werden müssen. Bei den Niederschriften sehe das anders aus. Da könne es Gründe geben, die einer Veröffentlichung im Internet entgegenstehen. „Es besteht keine gesetzlich normierte Pflicht, die Niederschriften über die Sitzungen im Internet zu veröffentlichen.“

Nicht gut, aber ohne schwerwiegende Folgen

Auch wenn Protokolle über Beschlüsse nicht im Internet veröffentlicht wurden, bleiben sie dennoch gültig. Darauf weist Jürgen Fleckenstein, Professor an der Verwaltungshochschule Kehl, laut SB hin. Im Fall von gerichtlichen Auseinandersetzungen sei es aber ein Problem, weil dann die Nachvollziehbarkeit erschwert werde.

Da alle Protokolle auch von zwei Ratsmitgliedern gegengezeichnet werden müssen, hätte auch dem Rat auffallen können, dass die Niederschriften nicht vollständig sind.

Nachgebessert

Eisenlohr erinnert an ein Dienstanweisung aus dem Jahr 2022. Demnach müssen Protokolle innerhalb von zwei Wochen fertig zur Unterzeichnung sein. Dies funktioniere auch „in rund 90 Prozent der Fälle“.  Verwaltungsintern habe sie „Maßnahmen ergriffen“. Die fehlenden Protokolle würden zeitnah vollständig vorliegen, sagte sie zu. Und tatsächlich, inzwischen findet sich das Protokoll mit dem Antrag: